My Job Description

Atas masukan dari temen gw, Stepi, the one and the only follower gw saat ini... ~*hiks.. sob* .. makanya gw bikin postingan ini... ~*mule lebay.. hihihi*

Pertanyaannya, "Mank apa sih kerjaan lu saat ini, kadang gw ga ngerti."

Gw kerja di freight forwarding company as a marketing... tapi fleksibel... maksudnya bisa multifungsi jadi operasional, accounting, supir, messenger, operator telpon, dkk... hebat kan gw??
Trus gaji gw gede donk karna job desc-nya sejibun?? No!! Gaji sih tetep sama, tugasnya doank yang gede (=.=").. alias yenk yenk puyenk >___<

Ni penjabaran gw sedetil-detilnya tentang kerjaan di kantor.. moga aja ga ada yang kliwat.

# Nyari Customer Baru
Ga ada yang namanya maintain customer lama. Marketing tu musti dapet customer baru, karna yang lama masuk account company (kita nyebutnya in-house). Kadang disuru bantu ngurusin, tapi edannya bener-bener cuma kerja bakti doank, orderannya ga akan dimasukin account gw... alias ga fair, karna handle 1 shipment aja tu ribet banget.

Cara nyari customernya gimana?? Buka donk yellow pages ato internet, pokoknya kreativitas sendiri aja. Abis itu tawarin servis impor ekspor yang ada by phone. Kirim quotation. Visit klo perlu, supaya lebi kenal. Gitu doank.

Simple donk? I wish!! Gw masi inget banget pertama kali menginjakkan sepatu Crocs gw di dalem kantor ~*apa hubungannya ama Crocs ya* ... Gw dikasi 3 buku yellow pages yang tebelnya amit-amit and disuru telpon customer. Gw sih pusing.. skarang coba pikir, lu ga ajarin product knowledge dan gw blon pernah kerja di forwarder.. jadi apa yang musti gw tawarin? ..diri gw gitu??? (=.=")

Setelah seminggu hopeless ga ngerti apa-apa, baru dikasi training tiap sore sejam, selama 5 hari. Belakangan gw nyadar klo materi trainingnya tu soooo basic.. alias ga berbobot. Bisa dibilang cuma diajarin 5% dari 100%.

# Arrange Shipment
Klo customer uda cocok ama harga yang gw tawarin dan mereka kasi orderan (Shipping Instruction), tugas gw nyampein ke bagian operations, supaya mereka booking vessel dan provide the schedule.
Impor : Operations hubungi agen di negara origin, supaya agen kontak shipper buat make sure barangnya kapan ready. Marketing sih komunikasi aja ama consignee di Indo.

Ekspor: Marketing yang kontak shipper di Indo. Operations hubungin agen di negara destinasi untuk info mo ada shipment.


Tapi klo si operations lagi cuti or bolos.. ya gw yang kebagian tugas mereka. Ngerepotinnya, kirim email ke agen musti pke komputer mereka... ga bisa pke komputer gw, karna tiap PC uda di-setting beda-beda nama emailnya, dan kita ga tau password Outlook-nya... dodol kan.
So bisanya akses email cuma dari kantor... ga bisa dari rumah / dari manapun... just because bos gw paranoid kita bakal gunain email kantor buat kepentingan pribadi.

# Ambil Dokumen & Antar Barang
Sebenernya ini tugas messenger or supir. Tapi bukan kantor gw namanya klo lengkap fasilitasnya... messenger tuh uda kebanyakan kerjaan.. dan karna peraturan lembur yang merugikan, cuma dibayar Rp. 4000,-/jam.. itupun diitungnya dari jem 19:00, bikin mereka suka nolak kerjaan klo uda jem 17:00... kcuali marketingnya mo kasi uang lebih.

Untuk arrange mobil dan messenger, mustinya bagian General Affair. Tapi dia sendiri ga gitu tau rute, dan ga bisa perhitungin waktu kerja di lapangan. Jadi yaaaa.. marketingnya lah yang kudu koordinasi sendiri ama supir / messenger. Klo butuh ambil dokumen ya harus cross-check ama divisi lain... sapa tau ada yang searah or bisa dititipin.

Sering banget ga ada orang buat ambil dokumen.. akibatnya ya marketing lagi yang kebagian ambil dokumen di customer, anter ke bandara, tunggu barang di-custom, dan anter barang ke customer lagi. Kaya gitu tuh bisa seharian, apalagi klo jaraknya berjauhan.
Klo owner dateng lebi ribet lagi deh.. jangankan ambil dokumen dan antar barang.. buat pergi visit customer aja ga ada mobil, karna dipke smua ama mereka buat urusan ga penting... ke salon lah, jemput si A di mall, jemput si B di pusat perbelanjaan Mangga Dua, dkk ...ckckkckk!

# Cek Jadwal Kedatangan Kapal
Sering ada keterlambatan.. apalagi klo kapalnya ga direct, pke transit dulu. Nyebelinnya, gw ga dikasi tau klo ada delay. Tiap saat kudu rajin nanya ke shipping lines, kapalnya ontime ga tibanya.
Kayanya sih sepele ya.. tapi waktu shipment lagi banyak, kaya ginian tu bener-bener bikin keki.



# Notice of Arrival
Bagian operasional kudu emailin NOA ke customer, untuk pemberitahuan klo barang akan tiba 2-3 hari kemudian. Sayangnya si operasional suka slebor dan lupa.. padahal uda diingetin tapi karna ditunda ngerjainnya, akirnya kliwatan.. kesel ga sih.

Lagi-lagi gw yang harus rajin telponin mereka ingetin berkali-kali soal NOA.

# Minta No. B.C 1.1
B.C. means bea cukai. Customer butuh nomor ini buat di-input ke sistem dan di-submit ke bea cukai setempat.

Well, customer juga bisa nanya sendiri ke pelayaran / airlines, tapi mereka mana mo repot. Sebenernya sih gpp nanya ke kita.. yang jadi masalah, operasional suka lelet, jadi akirannya gw lagi deh yang ngerjain.
Telpon ke pelayaran / airline itu ngeselin.. ga diangkat-angkat.. blon lagi orangnya suka jutek... or telponnya di-ping-pong ke si A, si B, si C.

# Print Bill of Lading
Klo B/L nya telex release, kudu reprint. Dan karna tintanya dibuat dari emas, print B/L di kantor dikenain biaya USD. 100.00 ..Gila ya, padahal di forwarder manapun tuh ga bayar deh setau gw.
Gw kudu ngajuin ke bos pelit itu supaya customer ga usa bayar biaya tambahan.  

# Ambil Delivery Order
Gw bete klo shipmentnya di-coload alias numpang container box punya forwarder lain. Kantor gw tuh suka nakal, uda deal harga dan barang uda jalan... eeehh begitu tiba di Priok, ditawar lagi. Ya jelas aja D/O nya ga direlease. Kudu pke brantem sengit dan tawar-menawar lagi. Prosesnya lama loh bisa 2 mingguan. Heran gw @__@

Begonya lagi, gw slalu bilang ke customer klo mo dateng ambil D/O tu ngabarin dulu. Tapi mereka langsung dateng gitu aja. Akibatnya klo bos pelit tu masi ribut ama coloader,  D/O nya kan belum ada di kantor. Jadilah gantian ribut ama customer karna mereka kudu bolak-balik, apalagi klo barangnya urgent (=.=')

# Waktu Stripping Container
Operasional yang kudunya nge-track di lapangan, kontainer uda kelar stripping blon. Parahnya mereka ga ada inisiatif, bahkan sering ga tau kapan kelar stripping. Customer jadi sia-sia dateng ke pelabuhan karna barangnya blon bisa diambil.

# Beresin Tagihan Warehouse
Kantor gw nyewa gudang di Priok, jadi kita punya gudang sendiri. Gw ga tau ini disengaja ato ga, tapi seriiiinggg banget tagihannya tuh kemahalan.

Gw lagi yang repot di-complain customer dan harus beresin ama orang gudang. Gw ga bisa ngecek karna semua invoice tu ga lewat gw dulu, melainkan langsung dikirim ke customer.

# Nagih Biaya Shipment
Sejak kapan marketing berurusan ama keuangan? Mustinya ini accounting yang kerjain.. tapi si bos ga mau tau, marketing disuru ikutan nge-push customer. Padahal ini kan urusan antara finance ama finance.

Gara-gara kebijakan si bos di atas, accounting jadi manja dan cuma ngandalin marketing. Mereka bahkan ga tau brapa nomor telpon perusahaan yang bersangkutan.. person in charge-nya siapa... kebangetan ga sih!  

Padahal gw tu uda bagian bikin tagihan dalam USD. Kan ada 3 invoice : freight + local charges (USD), warehouse (Rp.), custom clearance (Rp.) 

# Nyari Barang Sponsorship
Klo ada customer minta sumbangan... marketing yang ngurusin semuanya. Mulai dari pengadaan dana (of course bukan dari kocek kantor) sampe nyari barang dan nganterin ke customer. Bos taunya beres dan customer tetep ada orderan.

# Visit Customer
Ga smua customer butuh di-visit, karna beberapa sibuk banget, dan hampir ga ada waktu buat ngeladenin ginian. Tapi sebagian justru sering nyuru gw dateng buat jelasin penawaran harga, or buat deal something misalnya refund.

Kadang klo uda lama ga ketemu, ya gw datengin aja.. sekedar ngobrol basa-basi, menjalin keakraban doank, tapi masi seputar pekerjaan.

Peginya disediain supir ama mobil.. tapi itu tinggal teori deh, ada juga sering stir sendiri. Klo ga ada mobil, ya ga jadi pegi... naek kendaraan umum ga bakal diganti bo'.

# Entertain Customer
Mo tau brapa budget kita per bulan? Ekspor laut, ekspor udara, impor laut, impor udara masing-masing Rp. 600.000,-. Jumlah marketing ada 12 orang. Total customer uda jelas puluhan untuk 1 divisi. Gimana mo entertain yang layak dengan dana cuma segitu?

Klo forwarder lain berlomba-lomba memikat customer dengan kasi barang-barang mahal, kita paling banter cuma traktir makan doank. Itupun tempatnya juga sederhana. Ga bisa klo restoran kelas atas, mana cukup budgetnya. Kan kudu bagi-bagi juga jatah biaya entertainnya ama marketing lain.

# Bikin Parcel
Klo mo Lebaran or Natal, tugas marketing bikinin parcel buat customernya. Sampahnya eh bahannya uda disediain ama kantor, tentu aja yang murah meriah, dan berdimensi gede buat menuhin tempat. Budget per parcel cuma Rp. 125.000,-.

Silakan aja dibayangin, dapet apa coba. Parcel taon ini isinya 12 items, salah satunya tuh snack Qtela yang bungkusnya ngembang gedeeeee banget. Lainnya semacem sirup, Fanta kaleng, teh celup Sari Wangi, dkk. Pokoknya yang murahan.

Ga smua customer lho bole dikasi parcel. Ada batas minimum orderan dalam setaon. Seinget gw klo udara musti 3000 kgs /taon. Pinter kan si bos, sengaja supaya ga usa bagi parcel banyak-banyak, ampe customer gw beberapa kabur cuma gara-gara ga dikasi parcel.